「日報」の目的と「日報」のサイクルのルールが決まりましたら、次は具体的な活用/運用方法を考えてみましょう。
◇管理職もオープンに
日報の目的が『営業支援』であれ、『行動管理』であれ、部員や課員みんなに “オープン” であることが大切です。これは管理職も同様です。
よく「予定あり」（非公開）を連投する管理職がいますが、管理職こそ率先して “オープン” にするべきです。
◇アプリの活用
次に、どこからでもアクセスできて、共有可能なプラットフォーム上のアプリを活用しましょう。
私はGoogleカレンダーで「日報」を、より予算に直結する「商談管理表」はGoogle driveで共有されることをお勧めしています。Googleカレンダーでスタッフのスケジュール管理と日報を一元化することにより、スタッフ相互で各種情報の集約が容易になります。できる限り楽な環境を用意してあげることが管理職の務めです。
◇まずはスタッフ個人とのコミュニケーションを
管理職の方は決めた「日報」のサイクルのルールに従って、スタッフ各人の日報に目を通し、気になる点やアドバイスがあればGoogleチャットやメールを使い、まずは各人とコミュニケーションを取りましょう。
いきなり他のスタッフを交えた場などで細かい確認や叱責などされる方がいらっしゃいますが、それは THE NG です。テキストベースのコミュニケーションでは、文章力の差により、意思の疎通がはかれないことがままあります。
まずは各人に確認し、事実をきちんと理解したうえで、他のスタッフと共有すべき情報のみを共有するようにしましょう。
◇若手スタッフの育成にも活用
管理職の方がスタッフ全員の「日報」をすべてチェックすることが難しい場合には、積極的に少人数のチーム化を図り、そのチームのリーダーに小さな組織での管理業務を担当させてみるのも社員教育の一つとして有効です。
日頃、管理職がどのような視点で「日報」を捉えているかといったあたりを中心に、マネジメントの初歩を少しずつ意識させるのです。チームのリーダーが管理職に報告をあげることを繰り返していくうちに、チームマネジメントも学んでいく機会となるのです。
※チームのリーダーに任せたからと言って、「日報」は見なくて良いということではありませんので、そこはご留意ください。
「日報」って、奥が深いですね。この辺りを整理して運用するところのお手伝いなどもオフィス汽笛にお任せください。