ビジネスにおいてはメールが、プライベートではSNSでのコミュニケーションが中心となっている現在、
画面に表示されているテキストデータからお相手の意図を汲み取る能力が不可欠です。
プライベートでは気心知れた同士の会話なので意味も通じやすく、たまに話の中身が噛み合わなくなっても
どちらかが修正してくれて、コミュニケーションを成立させる雰囲気ができています。
一方、ビジネスにおいては面識のない方とのやりとりも多く、お相手の方の人柄などに触れる機会がない
のもあたりまえで、内容によっては手探りで詰めていかなければならない場面もあります。
特にこの時期、日々の仕事にも少し慣れてきた新入社員の方は、受信したメールに無条件で即レス反応を
してしまいがちです。その結果、コミュニケーションの欠落につながり、予想もしていなかったトラブルに
巻き込まれる可能性が高くなります。
まずは３回、メールを読んでみましょう。
１回目は、お相手がメールを送って来られた理由を知りましょう。概要が把握できればOKです。
２回目は、文章の中でひっかかるポイントがないか、チェックしてみましょう。文章の中に違和感を感じる
言い回しや単語がありませんか？
この１回目と２回目が、あなたのビジネススキルを向上させるために欠かせないトレーニングなのです。
そして３回目は、どのような返信メールを作成するかを念頭に置きながらもう一度読んでみましょう。
返信メールを書き終えたら、最低２回は見返すことをお勧めします。
ないと思っても、誤字・脱字はコソコソと隠れています。ここもお相手からのあなたの評価に直結するところ
ですので慎重にすすめましょう。