コミュニケーションのデジタル化が進んだことで、メールやコミュニケーションツール上におけるテキスト
データでのやり取りに苦労されている中間管理職の方が多いというお話を伺いました。
“若年層社員の言いたいことがスムーズに把握できない” とか、“自分の考えが相手に正しく伝わらない” など、
深刻なストレスに直結するお悩みのようです。
まず、若年層社員からのメールは「言葉足らず」「冗長的」、また「主語や結論が無い」などの事象は当たり
前くらいの認識にしましょう。次に、自分が必要とするレベルでのテキストデータを要求されるのであれば、
相手に対して【明確に記述してほしいポイントを提示する】ことです。
必須項目は「５W１H」ですが、１Hについては ”どう報告してほしいのか” を具体的に伝えましょう。
事象だけ知りたい時もあれば、相手の考えを聞きたい時もあると思いますので、「○○の時」「◇◇の時」と
ケースによって区分けしてあげると相手も戸惑わないで済みます。
そして、テキストデータを発信する側になる時です。
極力、「それ」「あれ」「あの」といった代名詞や形容詞は使わない、「なるはや」「できる限り」「頃」
など曖昧な言葉も使うのを避けましょう。
また、自分がわかっていることを、相手も同等レベルでわかっている、わかっているはずという思い込みが
もっとも厄介です。簡潔な表現を心がける一方で、手を抜かずきちんと説明しましょう。
意識して取り組むことで、徐々にスムーズなデジタル・コミュニケーションが取れるようになります。
がんばりましょう！♪