オフィス汽笛では「ホスピタリティ・マインド」を大切にした研修カリキュラムを設計しご提供しています。
あと１か月ほどでスタートする令和５年度に向けて、当オフィスの研修カリキュラムのエッセンスを何回かに分けて
ご紹介したいと思います。
すぐに使えるものばかりですから、早速日々のコミュニケーションの中で役立てていただけましたら幸いです。
今回は、【お客様をあなたのオフィスにお招きする際の準備】について考えてみましょう。
営業先へ訪問する際には先輩社員、また上司の方から細かなフォローをいただくことも多いと思いますが、さて、
お客様を自社オフィスにお迎えする時についてはどうでしょうか？
お客様をお迎えする心構えはできていますか？お相手の方に気持ちよくお越しいただけそうですか？
以下の例をもとに、少し考えてみましょう。
ある月曜日、上司から「今週の木曜日に、提案中の案件でA社さんがウチに来られることになった。ちょっと準備を
頼むよ」と言われました。さて、何から準備したら良いでしょうか？
ここでの準備とは、「事前準備」「対応準備」の、２つの準備があることを意識することが大切です。
１つめの「事前準備」とは、
・状況確認（お客様の来訪詳細がどこまでまとまっているのかを把握します）
⇒開始時間～終了時間、先様の人数、面会場所、社内の同席者、先様へのご案内（未/済、要/不要）
・内容確認（具体的に、あなたに求められている準備の中身について確認します）
⇒必要な資料/見本、機材（マイク、プロジェクタ、ホワイトボード等）、社内連絡/会議室予約/手配業務、他
を指します。
それぞれの項目を明確にし、上司の方や同席者と共有することで、次の段取りが把握でき、「社内準備」としてやる
べきことが見えてきましたね。
２つめの「対応準備」とは、
・来訪前準備（来訪前日までにおこなう準備です）
⇒お客様へのご案内項目の整理（交通経路、入館案内、緊急時対応）、及びメールや電話でのご案内、他
・来訪時準備（来訪日当日のご対応を指します）
⇒室内空調の確認、機材の確認、お出迎え、悪天候時の傘立てのご案内、会議室への誘導、お飲み物の準備、他
を指します。
いかがですか？いざ考えてみると、なかなか大変ですね。
それだけ「お客様をお迎えする際には気を配るポイントが多い」ということです。
そしてお客様に対しては、あなたのオフィスに足をお運びいただいたという感謝の気持ちと、その気持ちをお伝えする
心配りがとても大切であるということがわかっていただけるとバッチリです。
お客様が帰られる際にいただく笑顔を、あなたの笑顔でお見送りできることは、その時間がとても素晴らしい時間で
あったことの証明です。そんな素晴らしい時間を持てるよう、頑張りましょう♪