前回のテーマを受けて、今回は【いかに簡潔に伝えるか】についてお話したいと思います。
お客様（汽笛商事の中村様）から、社内会議で席を外されていた上司（佐藤課長）宛の伝言を預かったあなた。
会議から戻られた上司に早速伝えようとしたところ、何やら険しい表情でパソコンを立ち上げ始めました。
“あれっ！？なんかトラブルでもあったのかな？ 忙しそうだけど声かけても良いのかなぁ？” なんて思うこと
ありませんか？
基本的に、役職者は様々な仕事や対応すべき案件を大量に抱えています。
頭の中にたくさんの引き出しを持っていて、その中から日々出し入れし、中身の情報をアップデートしたり、
時には引き出しのラベルを張り替えたりと、日々知能的な重労働に取り組んでいます。。
だからこそ、その状況を理解し、効率よく対応いただくためにも【簡潔に伝えること】が大切になるのです。
伝える順番ですが、一般的には以下の伝え方（順番）になります。
①いつ（時刻でも、”〇〇分ほど前に” でも良いかと思いますが、私は後者を使っていました）
②会社名とお名前
③上司に対応していただきたいこと（必要に応じて細かな説明も）
例えば、こんな感じです。
「佐藤課長、15分ほど前に、汽笛商事の中村様からお電話がありました。週末の展示会について搬入時間の
連絡をいただきたいとのことです”」
「中村様は本日15時には外出されてしまうとのことで、それまでにお電話をいただきたいとのことでした」
一般的な状況であれば、この報告内容や話の順番で良いかと思います。
しかしながら、佐藤課長のスケジュールがびっしりで、急ぎ伝えないと対応いただけないような雰囲気の時や、
あなたが電話を受けたタイミングによっても伝えるべき順番が少し変わってきます。
もし、”15時までに電話が欲しい” という用件を、14時45分に佐藤課長に口頭で伝えるのであれば、
「佐藤課長、汽笛商事の中村様よりお電話がありまして、本日15時までに折り返し電話をいただきたいとの
ことです”」
そして、佐藤課長があなたの話に少し意識を向けてくれたタイミングで、
「週末の展示会について、搬入時間を教えていただきたいとのことでした」 と続けましょう。
様々な予定を抱え、仕事の優先順位を立てて動いている上司にとっては、タイムマネジメントに関わる用件か
どうかを把握することは欠かせません。予定が詰まっているため、上司が対応できないことも出てきます。
場合によっては、佐藤課長の代わりにあなたが中村様に電話するよう指示を受ける可能性もあります。
“簡潔である” ことに加え、”相手の立場に立って考える意識” も大切なことが理解いただけると思います。
仕事って、なかなか奥が深いですね ^^